Insbesondere Videokonferenzen haben sich während der Pandemie als äußerst nützlich erwiesen, da sie es den Mitarbeitern ermöglichten, soziale Kontakte zu knüpfen und letztlich die Produktivität aufrechtzuerhalten. Der abrupte Wechsel von physischen zu digitalen Interaktionen hatte jedoch auch negative Folgen. Einige Studien weisen auf die Auswirkungen der „Zoom-Müdigkeit“ hin. Dabei handelt es sich um ein Gefühl der Erschöpfung im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenzen. „Zoom“ ist sozusagen der Oberbegriff für alle Videokonferenzen.
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Diese Zoom-Müdigkeit kann durch die Komplexität der spezifischen räumlichen Dynamik, die in Videokonferenzen stattfindet, oder durch die zusätzliche kognitive Anstrengung, mit anderen in diesem Kontext zu interagieren, verursacht werden. Eine bessere IT-Umgebung kann hier zumindest teilweise Abhilfe schaffen.
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Um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen, sollten Unternehmen eine qualitativ hochwertige VC-Ausstattung verwenden. Interaktive LCD-Touchscreen-Displays mit 4K-Auflösung und integrierter Whiteboard-Software mit entsprechend großen Bildschirmdiagonalen eignen sich für VC-Räume. Das Display sollte die Wiedergabe von Präsentationen, hochauflösenden Videos und vielen anderen Arten von Inhalten ermöglichen und über Dual-Touch-Stifte verfügen, mit denen die Nutzer Dateien und Bildschirminhalte in 4K-Auflösung bearbeiten und direkt auf einem USB-Gerät, dem internen Speicher oder einem Cloud-Laufwerk speichern können. Ein zusätzlicher USB-C-Anschluss ermöglicht die gleichzeitige Übertragung von Video-, Audio- und Touchsignalen über ein einziges Kabel, gleichzeitig kann bei einigen dieser Systeme das externe Endgerät (z.B. Notebook) mit 65 Watt aufgeladen werden.
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Damit ein LCD-Display das Attribut „hochwertig“ erhält, sollte es mit einer 4K UHD-Auflösung (3840x2160) sowie einer Helligkeit von 400 cd/m2 und einem Kontrastverhältnis von 1200:1 ausgestattet sein. Damit ist sichergestellt, dass das Display detaillierte und qualitativ hochwertige Bilder liefert, die von jeder Position im Klassenzimmer oder Besprechungsraum aus sichtbar sind. Eine Antireflexionsbeschichtung reduziert die Umgebungsreflexionen auf dem Bildschirm drastisch, ohne die Schärfe und Klarheit des Bildes zu beeinträchtigen.
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Aber auch die PC-Ausstattung des Endanwenders verdient Beachtung: Monitor, Lautsprecher, Mikrofon, Headset etc. waren während der „offiziellen Pandemie“ nahezu ausverkauft. Inzwischen hat sich die Versorgungssituation verbessert. Für viele Unternehmen, die zunächst mit eher provisorischem Equipment starten mussten, bietet sich nun die Chance, in höherwertiges Equipment zu investieren - hier kann ein Reseller seinen Kunden mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Generell haben die Anwender im Bereich Collaboration mit einigen Herausforderungen zu kämpfen: Die Netzwerkinfrastruktur bereitet Probleme, etwa weil die Bandbreite der einzelnen Teilnehmeranschlüsse nicht ausreicht, um neben dem „normalen“ Bandbreitenbedarf auch noch eine Videokonferenz zu betreiben. Auch eine schlechte WLAN-Qualität oder Probleme mit dem Netzwerk des Internet Service Providers (ISP) können eine Videokonferenz beeinträchtigen.
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Gerade beim Thema WLAN bietet sich eine neue Alternative an: Mit WiFi 7 steht der nächste WiFi-Standard in den Startlöchern. WiFi7, auch bekannt als IEEE 802.11be Extremely High Throughput (EHT), bietet einen Durchsatz von bis zu 46 Gbit/s. Es arbeitet in allen drei Frequenzbändern (2,4 GHz, 5 GHz und 6 GHz), um die Frequenzressourcen optimal zu nutzen. Während WiFi 6 entwickelt wurde, um der wachsenden Zahl von Geräten auf der Welt gerecht zu werden, zielt WiFi 7 darauf ab, jedem Gerät die höchstmögliche Geschwindigkeit bei größerer Effizienz zu bieten. Für alle, die in ihrem drahtlosen Netzwerk mit ständiger Pufferung, Verzögerung oder Überlastung zu kämpfen haben, könnte ein WiFi 7-Router die beste Lösung sein.

Dies ist ein echtes Upgrade für Unternehmen: Lange Wartezeiten beim Einloggen, nicht synchronisierte virtuelle Meetings und überlastete Internetumgebungen erschweren die Arbeit. WiFi 7 ist der Schlüssel für ein reibungsloses und zuverlässiges Arbeiten. Es ermöglicht Unternehmen, Meetings mit globalen Partnern ohne Verzögerungen abzuhalten.

Leider ist das Equipment beim Endanwender nicht vor Ausfällen gefeit: Die Audioübertragung zeigt Schwächen, weil das drahtlose Headset Empfangsprobleme hat. Beim Einsatz unterschiedlicher VC-Software auf einem Endgerät kann es zu Problemen kommen, weil die Kamera von einer Software nicht freigegeben wird und somit einer zweiten VC-Anwendung nicht zur Verfügung steht.
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In diesem Fall treten die Probleme für die Mitarbeiter vor allem dann auf, wenn das Online-Meeting gestartet werden soll. In diesem Fall sind Supportanfragen die Folge, die schnellstmöglich bearbeitet werden müssen.

Doch wer hilft, wenn die Nutzer technische VC-Probleme haben? Hier bietet sich eine gute Chance für IT-Dienstleister, denn mit dem nötigen Know-how können sie den gewünschten Service in der geforderten Qualität liefern - meist schneller als der IT-Support im Anwenderunternehmen.
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Im Bereich Unified Communication as a Service (UCaaS) haben IT und Administratoren heute jedoch meist keinen zentralen Ort, an dem sie die Datenqualität über den gesamten Lebenszyklus von Meetings einsehen können, wenn Anwender Probleme melden. Das macht es sehr schwierig, Probleme zu identifizieren, die Ursache zu finden und schnell zu beheben. Nur Experten mit den richtigen Werkzeugen können helfen, die Ursache von Problemen bei Meetings und Calls schnell zu identifizieren und zu beheben. Das übergeordnete Ziel in diesem Zusammenhang ist es, präventive Maßnahmen zu definieren, um potenzielle Probleme bereits im Vorfeld zu lösen.

Tipps für Online-Meetings und Webinare, die Reseller ihren Kunden geben können.
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Wenn Organisatoren von Online-Veranstaltungen ihre Events und Meetings optimieren wollen, können sie einige Aspekte berücksichtigen, die nicht nur technischer Natur sind, sondern auch aus organisatorischer Sicht oft nicht bedacht werden.

• Vorabcheck der Technik ist gut, Redundanz ist besser
  Ein Testlauf mit der eingesetzten Technik gehört heute zum Standardprozedere vor einer Videokonferenz oder einem Webinar.  Man muss aber kein Pessimist sein, wenn man sich nicht ganz darauf verlässt. Besser ist es, für geeignete Backup-Möglichkeiten und damit für Redundanz zu sorgen. Das kann zum Beispiel ein zweites Headset sein, das griffbereit liegt. Aber auch das Netzkabel des Notebooks sollte griffbereit sein - selbst wenn der Akku voll geladen ist. Sollte es während der Veranstaltung zu Internetproblemen mit der WLAN- oder LAN-Verbindung kommen, kann ein mobiler Hotspot per Smartphone das Meeting retten. Und wer über die eingesetzte Meeting-Plattform z.B. auch alternative Einwahlmöglichkeiten per Telefon anbietet, denkt gleichzeitig auch an die Teilnehmenden, die unterwegs unter Umständen mit einer schwankenden Internetverbindung zu kämpfen haben.
• Datenschutz und Privatsphäre werden oft unterschätzt
  Der Schutz persönlicher Daten und der Privatsphäre spielt in Zeiten zunehmender Cyberattacken für viele Menschen eine wichtige Rolle. Dies gilt auch für die Teilnahme an Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren. Veranstalter sollten sich frühzeitig mit der datenschutzkonformen Durchführung ihrer Veranstaltung auseinandersetzen. Dazu kann gehören, bei der Anmeldung nicht unnötig viele Daten abzufragen, den Zugang zur Veranstaltung durch Passwörter oder individuelle Token zu sichern oder über eine geplante Aufzeichnung der Veranstaltung transparent und vorab zu informieren. Ein weiterer Vorteil kann die Nutzung einer Webinar- oder Online-Meeting-Plattform eines europäischen Anbieters sein, der den entsprechenden EU-Datenschutzrichtlinien unterliegt.
• Die Präsentationen sollten so kurz wie möglich gehalten werden
  Das Thema Interaktivität steht bei Online-Meetings und Webinaren ganz oben auf der Agenda. Damit kann auch dem Problem der „Zoom-Fatigue“ entgegengewirkt und das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden hoch gehalten werden. Dennoch finden sich in vielen Online-Meetings immer noch monologisch vorgetragene Präsentationen.
• Alles eine Frage des Timings
  Muss ein Meeting zur vollen Stunde beginnen? Die meisten Online-Meetings beginnen entweder zur vollen oder zur halben Stunde und werden entsprechend bis zur nächsten vollen oder halben Stunde geplant. Dies hat jedoch einen klaren Nachteil: Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer wechseln dadurch meist direkt von ihrem vorherigen Termin in das Meeting. Oder sie geraten in den letzten Minuten unter Zeitdruck, weil zur nächsten vollen oder halben Stunde bereits der nächste Termin wartet.
• Das richtige Maß an Erinnerungsmails finden
  Auch wenn der Termin für das Meeting oder Webinar schon lange feststeht, gibt es sie immer wieder, die „Vergesslichen“. Um auch diese Teilnehmer mit ins Boot zu holen, werden Erinnerungsmails eingesetzt. Diese können aber auch zu aufdringlich wirken. Eine zeitlich gut platzierte E-Mail-Erinnerung, z.B. am Tag vor der Veranstaltung, kann sich sehr positiv auf die Teilnehmerzahl auswirken und wird in der Regel eher als Service verstanden.
• Die Mikrofone der „Nicht-Redner“ vorher stumm schalten
  Dieser Ratschlag ist den meisten Organisatoren von Videokonferenzen bekannt, wird aber immer wieder gerne vergessen. Um den Teilnehmern eventuelle Peinlichkeiten zu ersparen, darf dieser Punkt auf der ToDo-Liste im Vorfeld der VC oder des Webinars jedoch nicht fehlen.